集めた資料はどのように整理するのか

社史編集のために集めた資料の整理法は企業によりさまざまです。例えば、自社に特化した基準により資料を整理し、企業アーカイブズを運用している企業の場合は、その整理基準をそのまま採用すればよいでしょう。
ただ、一般には「年表台帳」（粗年表）を使った整理が、後の取材・原稿執筆段階のことを考えると効率的で、ヌケがある資料の追加収集も容易といわれています。
年表台帳とは、前述の資料台帳と同じ要領でA4判の台帳を作成し、そこへ集めた資料の索引情報(部署名、資料名、資料の概要、編集室内の保管場所など)を記入していく整理法です。
例えば、縦軸に西暦〇○年、和暦○○年、事業年度○○期、○○期の売り上げ・営業利益・最終利益額、資本金額、従業員数などの記入欄を設け、横軸に経営計画、人事・教育、総務、技術・製品開発、支店、業界動向など本文構成と連動したジャンル別記入欄を設けるのです。ジャンルはもちろん何段になっても構いません。

資料台帳と異なるのは、「1年に1ページが原則」ということです。これは年次ごとの一覧性を持たせるためで、一覧性により部門間の関連性や各部門の業務変遷が容易に把握できます。さらに、本文構成との関連が分かりやすいので、原稿執筆時の参照資料探しが容易になります。資料編の会社沿革や自社年表を書く場合も、重要事項の抜けを防止できます。

なお、集めた資料は年表台帳のジャンル別に分類し、索引情報のラベルを貼ったファイルボックスにそれぞれ一括収納し、書棚に保管しておけば探すのが容易になるでしょう。

また、年表台帳はそのまま、社史において年表として掲載できる他、企画を検討する上でのヒントとなります。素材が集まっていない初期段階で作ってしまうとよいでしょう。