社史発行も経営の一環である以上、通常の事業同様、プロジェクトマネジメントが重要です。
プロジェクトマネジメントの拙さは、後々編集・制作時間と予算の浪費に直接響いてきます。

社史編集事務局長に任命されたら

取締役会で社史発行が承認され、社史編纂委員会で社史の発行目的や編集方針、コンセプトが決定されたら、社史編纂委員から編集事務局に社史編集と予算のガイドラインが示されるのが通例です。

社史発行の準備作業は、この時点からスタートします。
準備作業段階で重要なポイントは、一般的に次の二つです。

予算策定

予算は、社史の品質と密接に関係しているので、準備段階で企画の骨子を的確にまとめておく必要があります。
例えば、社史編纂委員会の予算承認を経た後では、こうした企画変更は困難になります。
企画変更は予算増につながり、社史発行と言えども予算増はその企業の年度末決算や次期決算予想に影響してくるためです。社史に「あれもこれも」では、予算ばかりかかって目玉のない社史になりやすくなります。事務局長に選任されたら、まずは「社史に盛り込みたいことと盛り込めるものは別物」との認識が重要と言えるでしょう。

資料収集の手配

これは最も骨の折れる準備作業かも知れません。
社史編纂委員長名で社内通達をしていても、社史発行に対する社内関係者の関心が薄ければ、部外者でも容易に入手できる社内資料しか提供してくれない場合があります。

社史発行のプロジェクトマネジメントとは？

編集・制作段階において、事務局長の最も重要な仕事がプロジェクトマネジメントになります。
プロジェクトマネジメントは、社史発行のゴールに計画通り到達するための管理業務とも言えます。そのためには人材とスケジュールと予算を適切に調整しながらゴールを目指す必要があります。
しかし、どのようなプロジェクトであれ、プロジェクト進行過程で想定外要因(リスク要因)に遭遇するのは避けられません。したがって、プロジェクトマネジメントとリスクコントロールは同義語と言えるでしょう。
プロジェクト進行過程で遭遇するリスクを最小化するためには、綿密な進行管理によりリスクの発生を予測し、そのリスクを「想定内変動要因」に封じ込める対策が取れるか否かが重要になってきます。