周年事業の進行において、取材は重要な情報収集手段です。取材対象者にスムーズに協力してもらうためには、事前の準備と丁寧な依頼が欠かせません。ここでは、取材依頼の進め方や必要な書類の内容について、わかりやすく整理してご説明します。

1. 取材依頼のアポイントの取り方

取材のアポイントを取る際は、まず電話などで連絡を取りましょう。この段階では以下のポイントを明確に伝えることが大切です。

• 企画の内容と目的
• 記事の体裁（形式や掲載予定）
• 取材で聞く主な内容

アポイントが取れたら、取材日時や場所、取材形式（1対1、座談会、対談など）を具体的に調整します。さらに、取材の目的やテーマ、質問内容、撮影の有無などを文書で改めて伝えることで、対象者に安心感を与え、当日の進行も円滑になります。
特に、取材対象者が社内の方の場合は、上長にも取材内容を事前に共有しておくとスムーズです。

2. 取材依頼のタイミング

取材依頼は最低でも2週間前に行うことが望ましいです。
取材日の1週間前には、日時の再確認などをメールで行うと、より丁寧な対応となります。

3. 取材依頼書の作成と内容

取材依頼書は、取材対象者に必要な情報をまとめた重要な書類です。以下の内容を漏れなく記載しましょう。

取材依頼書に記載すべき項目

取材日時

取材場所

取材形式（例：1対1、座談会、対談）

取材の目的

取材のテーマ

質問内容

撮影の有無

ポイント：質問内容の書き方

取材対象者の属性に応じて、質問内容の記載方法を工夫しましょう。

• 取材慣れした外部の有識者などの場合
  細かい質問事項を列挙せず、ポイントを絞った大まかな質問内容にとどめると話がスムーズに進みます。
• 社内の方の場合
  質問内容を具体的に記載し、準備しやすいように配慮します。

ポイント：撮影の有無について

写真撮影は、社史などの記録資料を作成する際に重要な要素です。取材依頼書には必ず撮影の有無を明記し、当日の混乱を避けましょう。
撮影がある場合は、以下も併せて伝えておくと親切です。

• ネクタイの着用など服装の規定
• 社員の場合は社章やバッチの持参のお願い

まとめ

取材依頼は周年事業の成功に欠かせない準備作業です。アポイントの取り方から依頼書の作成まで丁寧に対応することで、信頼関係を築き、スムーズな取材実施につながります。
初めての取材担当でも安心して進められるよう、今回のポイントを参考にしてみてください。