WORKFLOW

社史制作の流れ

社史の発行目的などの概要が決まったら、具体的制作を進めるために必要な人材を確保しましょう。
社史によっては全部署の協力をお願いしなければならないものもあり、一人で完遂させることは不可能です。良い体制づくりを準備段階で行い、よりスムーズに社史制作ができるようにしましょう。

社史制作は体制づくりが全てを左右する

社史の発行目的が決まり、それが取締役会で承認されたら、次は社史発行の体制づくりになります。
社史の制作は、通常社内の社史編集担当部門と社外の編集・制作会社との二人三脚で行います。
編集・制作の実務には専門的な知識と経験が必要になるためです。
社史編集の管理と社内調整は社内の編集担当部門が行い、編集・制作業務はプロに任せる。
この役割分担が社史発行事業の時間と予算の浪費防止につながります。

社史発行の社内体制

社史の制作体制は、社長か副社長が委員長を務める「社史編集委員会」の下に社史編集チームの「社史編集事務局」が設置される形が通常です。

事務局は社内から選抜された事務局長以下数名で構成されるのが普通ですが、大手企業の場合は広報部門が兼務するケースが多いようです。

  • 社史編集委員会

    主要部署のキーパーソンを入れて6~15名でつくります。
    社史の編集に対し意見を出したり、情報収集や執筆を担ったりします。

  • 社史編集事務局

    社史編集における事務を担当。担当部署の4~5名でつくります。社史編集委員会での決定事項を実際の計画に落とし込み、進行管理を担います。編集委員会のメンバーへ業務を割り振るのも事務局の仕事です。
    ただ、社史編集実務においては、資料収集・整理、取材、原稿執筆、撮影、デザイン、など煩雑かつ専門的な工程が必要になります。社員が本来業務との兼務でこなせるものではありません。
    このため、どうしても社外の編集・制作会社の協力を得る必要があります。

「社史編集事務局」の役割

編集・制作会社との二人三脚で社史発行を行う場合、事務局は主に次のような業務を担当します。

  • プロジェクト管理

    社史発行事業を期限内に予算内で完遂できるよう、そのスケジュールと予算配分の計画を立て、編集・制作業務が計画通り進行するよう管理します。

  • 社内の意見調整

    編集・制作業務が計画通り進捗するよう、社内各部門の社史発行関係者との意見調整をします。

  • 資料収集

    社史発行に必要な社内外の資料収集を行います。社内資料の場合は企業秘密に属する資料もあるので、社史に収録して良い資料とそうでない資料の判別は、事務局の重要な役割といえます。

  • 取材手配

    原稿の校正段階では、原稿内容を最終的にチェックする社史編集委員会と事務局の間で、記述に対する意見や認識の相違が起こるのが通常です。この相違を調整し、社史の品質を高める着地点を見つけるのも、事務局の重要な役割といえます。

  • 原稿の校正と社史編纂委員会との調整

    原稿の校正段階では、原稿内容を最終的にチェックする社史編集委員会と事務局の間で、記述に対する意見や認識の相違が起こるのが通常です。この相違を調整し、社史の品質を高める着地点を見つけるのも、事務局の重要な役割といえます。

  • 企業アーカイブズへのフィードバック

    長期間の社史発行事業を通じて、事務局には膨大な量の社外資料が集まってきます。この資料を自社の経営に役立つ資料とそうでない資料に分別し、役に立つ資料を企業アーカイブズに蓄積するのも、事務局の役割の一つといえます。また、プロジェクト管理を通じて編集・制作工程を詳細に記録して文書化し、次の社史発行に備えるのも忘れてはならないでしょう。

編集・制作会社の選び方

編集・制作会社の選び方は、基本的に複数の会社から1社を選ぶ「コンペ方式」と、広報誌の編集・制作業務委託などですでに信頼関係が確立している会社を選ぶ「指名方式」に分かれます。

編集・制作会社選びのポイント

  • 社史の編集・制作実績が豊富
  • 社史発行企業の社風や経営理念に理解力がある
  • 見積もりが明確
  • 全ての編集・制作工程の窓口が一本化されていて意思疎通がスムーズ
  • 社史の編集・制作実績が豊富でどんなアクシデントにも迅速に対応できる
  • 社史の品質を高めるための助言や提案をタイミングよくしてくれる

編集制作会社選びには以上のように、さまざまなポイントがありますが、これらの中でもやはり重要なのは、「5、社史の編集・制作実績が豊富でどんなアクシデントにも迅速に対応できる」、「6、社史の品質を高めるための助言や提案をタイミングよくしてくれる」の2つです。

  • 周年事業の計画講座
  • 社史づくり基礎講座