社史の編集において、多くの企業が直面するのが「社史掲載に適した写真集めの困難さ」と言われています。本文構成に沿った写真系資料の収集には、文書系とはまた異なった難しさがあるようです。しかし、これも収集基準を決め、然るべき手順を踏めば収集はそれほど困難ではなく、収集した資料の整理も容易になるようです。

どのような写真系資料を集めるのか

社史の編集において必要な写真系資料は、全社的資料、宣伝・営業系資料、支店・営業所・工場関係資料です。

これらの資料形態は紙焼き、ネガ・ポジフィルム、家庭用映写機で撮影した8/16ミリフィルムなどになります。事務局は本文構成に従い、どのような写真系資料を集めるかの基準を予め設定しておく必要があります。基準がなければ、どんな写真系資料を集めればよいのかさえ分からなくなるからです。

写真系資料はどのような手順で集めるのか

写真系資料の収集手順も文書系資料のそれと基本的に同じです。
収集先を縦軸と横軸の幅を広げてゆくのがコツと言えます。
このうち、全社的資料の大半は広報部門や総務部門が保管しているのが通例なので、収集は比較的容易でしょう。
社内各部門・OBと社外関係先が保管している資料集めが骨ですが、これも文書系資料同様、資料提供リストを作成して依頼すると、収集が容易になります。