寄稿依頼を行う際には、完成する誌面のイメージを事前に固めることが大切です。具体的には以下のような点を検討しましょう。

• 1ページに掲載する人数
• 情報をいくつの区切りに分けるか
• 各区切りごとの文字数の目安

これらを踏まえ、寄稿者には文字数の制限を明示した「寄稿依頼書」を送付します。依頼書には、以下の情報と記入欄を用意してください。

• 企画の趣旨
• 掲載イメージの具体例
• 寄稿原稿に求める内容の詳細
• 寄稿文の記入欄（プロフィールなど項目別に分ける）

また、寄稿をお願いした社員には必ずお礼状やお礼の品を贈ることをおすすめします。制作に携わった社員が社史の「ファン」となり、社内での社史制作のイメージアップにつながります。

寄稿に合わせて新たに撮影してもらうポートレート写真は、単に「写真をください」とお願いするだけでは、証明写真のような堅い表情のものが集まりやすい傾向があります。

そのため、企画内容に合った写真のイメージを具体的に伝えることが重要です。依頼の際は、あらかじめサンプル写真を用意して送るのが最も丁寧です。

撮影依頼書には、以下の内容を盛り込みましょう。

掲載の意図

掲載イメージの具体例

撮影サンプル写真

撮影のコツ（ロケーション、背景、ポーズの指示など）

画像サイズの指定

データ送付方法

素材の使用制限について

特に、素材の使用制限は個人の肖像権に関わる重要な部分です。社史以外の用途や社内資料としての保管予定がある場合は、必ず明記して同意を得るようにしましょう。