社史の本文構成を決め、体裁を決めたら、次は資料収集です。
資料の収集先は社内各部門・関連会社とOBはもとより、取引先、所属業界団体、自治体など広範囲にわたり、収集すべき資料も多種で膨大なので、事前の綿密な準備が欠かせません。

どんな資料を集めるのか

社史編集に必要な資料は文書系資料と写真系資料(紙焼き、ネガ・ポジフィルム、8/16ミリフィルムなど)になります。これらの資料は社内資料と社外資料に大別できます。
社内資料とは、決算短信、決算報告書、有価証券報告書、経営計画書、取締役会議事録、稟議書、株主総会資料、社内報、広報誌、ニュースリリース、社内通達文書、事業提携などの重要契約書、各種規程、製品・技術・サービス開発関係資料、製品マニュアル、生産・売り上げなどの事業統計類、自社調査資料、社員研修資料、表彰関連文書、創業者など叙勲受章者の功績調書、会社案内、製品カタログ・パンフレットなどです。
社外資料とは自社関連の白書と各種公式統計・市場調査資料、官公庁・自治体関係資料、業界紙誌・新聞・雑誌の自社関連掲載記事、自社関連業界団体の統計・調査資料並びに業界史・記念誌、同業他社の社史などです。

文書系資料はどのような手順で集めるのか

文書系資料を収集する手順は、基礎的資料から専門的資料へと深めていくと同時に、社内各部門と関連会社およびOBから社外へ収集範囲を広げていくという具合に、縦軸を横軸に関連付けるのが基本です。

決算関係資料や経営関係資料のような基礎的社内資料は、社史編集事務局だけで容易に集められるでしょう。
集めたい資料がどこにあるのか事務局で分からないのが、社内各部門が保管している専門的資料です。この資料を集めるためには、各部門にどのような資料が保管されているかの調査から始めます。
具体的には資料名、資料の概要、資料作成部門、資料作成年月日、資料保管場所などを記入できる「資料提供リスト」を作成し、提出期限を定めて各部門長に資料コピーの提出依頼をします。
また、OBの場合、例えば技術開発中のメモ、ラフ図、各種報告書下書きなど私的なものながら貴重な資料を、退職後は自宅に保管しているケースが少なくないので、彼らへの資料提供依頼も欠かせません。
OB会があるならOB会ルートを通じて依頼するとよいでしょう。ないなら、社史発行の趣旨を明記したOB懇親会を開催し、その席で資料提供の依頼をするのも一手でしょう。

こうして集めた文書系資料はファイルしやすいA4判の「資料台帳」で管理します。資料台帳は技術開発資料、社員研修資料などジャンル別または部署別資料名のリストを縦軸に、資料作成年月日など時系列的なリストは横軸にして作成します。この台帳書式なら、どの原資料がどの部署で保管され、その資料が作成されたのはいつかが一目瞭然になります。また、欠けている資料の類推もできます。
社外資料も同様の手順で集め、台帳に記入します。