企画によっては、社員から文章の寄稿を呼び掛けたり、これに合わせた写真の提供を呼び掛ける場合があります。しっかりとした情報を提供し、寄稿を呼び掛けることで、紙面構成や仕上がりイメージの沿った素材を集めることが可能です。

社史の寄稿依頼

寄稿依頼をするときは、あらかじめ出来上がりの誌面を想定しておくことが重要です。１ページに何人掲載するのか、情報はいくつに区切り、それぞれ、どれぐらいの文字数が入るのかを概算します。
そのうえで、寄稿者には、明確に文字数を制限下、寄稿依頼書を送付しましょう。
寄稿依頼書には下記の情報と記入欄を設けてください。

• 企画の趣旨
• 掲載イメージ
• 寄稿原稿に求める内容
• 寄稿文記入欄　（プロフィールほか項目ごとに）

寄稿者には、必ずお礼状や、お礼の品をお送りするようにしましょう。
制作の工程で関わってもらった社員などに、社史の「ファン」になってもらうことが、社内における社史制作のイメージを高めてくれます。

社史の撮影依頼

ここで依頼する写真とは、過去に撮影されたものではなく、寄稿に合わせ、寄稿者に新たに撮影してもらうポートレート写真を指します。
ただ、「ポートレート写真を下さい」とお願いしても、証明写真のような、固い表情のものが集まってしまいます。
企画の内容に合わせて、どのような写真がほしいのか、明確に伝えることが重要です。
あらかじめサンプル写真を撮影し、送るのが最も丁寧な方法です。
以上を踏まえて、撮影依頼書には下記のような内容を盛り込みましょう。

• ①掲載の意図
• ②掲載イメージ
• ③撮影サンプル
• ④撮影のコツ(ロケーションや背景、ポーズの指示など)
• ⑤画像サイズ
• ⑥データの送付方法
• ⑦素材の使用制限

特に、⑦に関しては個人の肖像権に関わる部分です。社史以外に使用する予定があったり、社内資料として保管する場合には、必ず明記するようにしましょう。