社史の編集において、多くの企業が直面するのが「社史掲載に適した写真集めの困難さ」と言われています。本文構成に沿った写真系資料の収集には、文書系とはまた異なった難しさがあるようです。しかし、これも収集基準を決め、然るべき手順を踏めば収集はそれほど困難ではなく、収集した資料の整理も容易になるようです。

どのような写真系資料を集めるのか

社史の編集において必要な写真系資料は、一般に次のような資料です。

• 全社的資料

  創業時の社屋・会社設立総会・パーティー、創業時の製品、創業時の業務風景、創刊社内報、歴代社長肖像写真、新規事業発表会・立ち上げパーティー、決算説明会、経営計画発表会、事業計画書類、技術・業務提携発表会、新社屋・新工場落成式、プロジェクトチーム結成式、各種表彰式、独身寮・保養所等の厚生施設、社員旅行、新入社員入社式など

• 宣伝・営業系資料

  広告記事、自社関係新聞記事、イメージキャラクター、製品カタログ・パンフレット、販促関連ポスター、展示会風景、新製品発表会、特約店会等の年次総会・懇親会風景、拠点工場の主要製造設備

• 支店・営業所・工場関係資料

  支店・営業所ビル外景、工場・物流センター全景(空撮写真)、研究所外景・同主要設備、支店・営業所・工場の業務風景、QCサークル発表会・活動風景

これらの資料形態は紙焼き、ネガ・ポジフィルム、家庭用映写機で撮影した8/16ミリフィルムなどになります。事務局は本文構成に従い、どのような写真系資料を集めるかの基準を予め設定しておく必要があります。基準がなければ、どんな写真系資料を集めればよいのかさえ分からなくなるからです。

写真系資料はどのような手順で集めるのか

写真系資料の収集手順も文書系資料のそれと基本的に同じです。
収集先を縦軸と横軸の幅を広げてゆくのがコツと言えます。
このうち、全社的資料の大半は広報部門や総務部門が保管しているのが通例なので、収集は比較的容易でしょう。
社内各部門・OBと社外関係先が保管している資料集めが骨ですが、これも文書系資料同様、資料提供リストを作成して依頼すると、収集が容易になります。
集めた写真系資料は「写真台帳」で管理します。写真台帳の書式は、先に述べた年表台帳と基本的に同じです。ただし、索引情報が「資料形態(紙焼き、ネガ・ポジフィルム等)、撮影年月日、資料の中身(何の写真か)、資料提供者、返却予定日、保管場所」に変わります。

集めた写真系資料はどのように整理するのか

写真系資料の整理も文書系資料の整理と要領は同じです。
社史に掲載する可能性がある資料には、まず写真台帳と連動したコード付で「写真管理番号」を付けます。
次に、「会社所有」、「個人所有」、「社外提供」、「フォトサービス」などに大まかな分類をします。この各分類をさらに写真台帳のジャンル別に小分類し、類似資料ごとにクリアフィルに収納し、このクリアファイルに資料名・ジャンル名と写真管理番号を記入したラベルを貼り付けます。
これを写真キャビネットに保管しておけば、原稿執筆時やデザイン時に探し出すのが容易になるでしょう。