年表を作って、資料整理と社史編集をスムーズに

まず、自社ですでに「企業アーカイブズ」などの資料整理の方針や運用体制がある場合は、それを踏襲するのが最も自然です。自社で定めた分類基準や保管ルールがあれば、それに従って整理・運用していくとよいでしょう。

一方で、特に定まったルールがない場合や、初めて周年事業に取り組む場合は、後々の作業効率も考慮して「年表台帳」を作ることをおすすめします。

年表台帳とは、集めた資料の内容を年ごとに整理・記録していくための専用フォーマットです。A4サイズで1年につき1ページを基本とし、以下のような情報を記入します。

縦軸（年次項目）

• 西暦・和暦
• 事業年度（例：第○期）
• 売上高、営業利益、経常利益、最終利益
• 資本金、従業員数

横軸（分類項目）

• 経営計画・戦略
• 人事・教育制度
• 総務関連（組織改編、規則改正など）
• 技術・製品開発
• 支店や関連会社の動向
• 業界全体の動向
• その他、社史本文の章立てに応じたジャンル

ジャンルの数に制限はありません。社史の構成に合わせて柔軟に設定しましょう。

年表台帳の活用には、以下のような実務的メリットがあります。

• 一覧性が高く、全体像を把握しやすい
  「1年＝1ページ」の構成にすることで、部門ごとの動きやその関連性を一目で把握できます。特定の出来事が他部署や全社に与えた影響も見えやすくなり、経営の流れを読み解く手がかりとなります。
• 原稿執筆の下地として使える
  年表台帳に整理された内容は、社史の本文や会社沿革、年表ページの下地資料としてそのまま活用できます。情報の抜け漏れにも気づきやすく、原稿執筆時の資料検索もスムーズになります。
• 早期に作成しておくことで、企画のヒントにも
  年表台帳は資料が出そろってから作るもの、と思われがちですが、実は初期段階で作成しておくと非常に役立ちます。情報を記録する「器」として先に用意しておくことで、抜けている時代やジャンルを可視化し、追加の資料収集や取材の方向性も見えてきます。

年表台帳に記載した資料は、ジャンル別に分類し、索引情報（資料名、部署、概要、保管場所など）を記入したラベルを貼って、ファイルボックスにまとめておくと管理がしやすくなります。ファイルボックスは書棚に保管し、すぐにアクセスできるようにしておくとよいでしょう。

以上のように、「年表台帳」を中心に据えた整理法は、社史づくりにおいて非常に実践的かつ汎用性の高い手法です。周年事業を円滑に進めるためにも、資料が集まり始めた段階からの導入をおすすめします。