社史の制作において、「見せる」ための写真の機能はとても重要です。しかし、過去の様子を撰した写真が不足している場合もあります。そんなとき、市役所などの公的機関に依頼することで、貯藏された写真を使用できる可能性が高まります。今回は、実例をもとに公的機関への提供依頼手順をご紹介します。

写真提供依頼のステップと実例

この社史では、昔の町並みと現在の社屋の風景を比較し、社員の関心を引きつけるという企画が提案されました。しかし、古い写真がほとんど社内に残っていなかったため、市役所にその地域の風景写真を提供してもらうよう依頼することになりました。依頼した写真が手元に届くまでの経緯は、以下の通りです。

1-1 市役所にアプローチ

市役所の代表番号に電話をして、社史に掲載する目的で写真の提供を依頼したいことを伝えます。

1-2 「郷園資料館に問い合わせてください」との返事

ほとんどの場合、写真は市役所ではなく、郷園資料館に保管されています。(郷園資料館がない場合、市役所の広報課が保管している可能性もあります)。

1-3 郷園資料館に電話で問い合わせ

開館時間や職員の在席時間が限られている場合が多いので、予め確認しておきましょう。

1-4 郷園資料館での写真閲覧

提供可能な写真を閲覧して、使用したい写真を選定します。

1-5 借出申請書や企画書の提出

郷園資料館の用意する借出申請書を記入して提出します。あわせて、使用目的や表現イメージを説明する企画書も要求されます。営利目的の場合、一部提供を拒否されることもあります。

1-6 借出手続きの注意点

借出の期間や枚数は限定されるため、要件を守りましょう。幹事が異なるので、予め問い合わせて確認しておくことが大切です。

まとめ