「なかなか掲載したい写真が見つからない」というのが、社史制作を担当する方に共通のお悩みの一つです。そんなときは、市役所などの公的機関に写真の提供を依頼してみましょう。昔の町並みや地域の名所、空撮写真などは、公的機関が豊富に保管しているケースがよくあります。
ここでは実際にあった例をもとに、市役所に写真提供を依頼する方法をご紹介します。

昔の周辺地域の写真や、空撮写真は公的機関で借りよう

【事例】A社30周年史　企画「写真で見比べる今と昔」

この社史では、昔の町並みと現在の社屋近景を比較し、社員の関心を引き付けるという企画が持ち上がりました。しかしながら、古い写真がほとんど社内に残っていなかったため、市役所にその地域の風景写真を提供してもらうよう依頼することとなりました。
依頼した写真が手元に届くまでの経緯は以下の通りです。

1.市役所に電話でアプローチ

市役所の代表番号に電話し、社史に掲載するための写真提供をお願いしたい旨を伝える。

2.「郷土資料館に問い合わせてください」との返答

ほとんどの場合、市役所ではなく郷土資料館に保管されている。(郷土資料館がない自治体の場合は、その機関の広報課が保管している可能性が大きい)
確認のためにも、一度市役所に問い合わせてみることが必要です。

3.郷土資料館に電話

開館時間や職員の方の在室時間が限られていることが多いため、訪問前に確認しておきましょう。

4.郷土資料館にて写真を閲覧

使いたい写真を選んでいきます。

5.貸出申請書、企画書の提出

郷土資料館に用意してある貸出申請書を記入し提出します。
申請書をもとに、資料館の側で貸出可能かどうか、著作権の有無等を調べてくれます。
あわせて、借りた写真をどのようなイメージで使用するかを伝える企画書の提出が必要です。
営利目的であると貸出・使用ができない場合があるので、掲載の目的をきちんと伝えましょう。

6.貸出

貸出には期間・枚数の限定があるので、きちんと守りましょう。
公的機関それぞれによって、貸出までの手続き方法は異なります。事前に必ず問い合わせて確認しましょう。また、どの機関にも共通して企画書の提出が求められます。どのような目的で、どういったイメージの誌面に掲載するかを伝えましょう。
著作権の有無は自ら確認しなければならない場合もあります。手間はかかりますが、面倒がらずに必ず事前に確認しておきましょう。

まとめ